「そろそろDXをやらないといけない」。そう思いながら、具体的に何をすればいいのか分からないまま数年が過ぎている。中小企業の経営者とお話ししていると、この状態がとても多いと感じます。
無理もありません。DXという言葉で語られる事例は、たいてい大企業の話です。基幹システムを刷新した、全社にデータ基盤を導入した、専任チームを立ち上げた。そんな話を聞けば、「うちには関係ない」と思うのが自然です。実際、その規模の話をそのまま真似しようとすると、たいてい失敗します。お金も人も足りないからではなく、大がかりすぎて途中で止まるからです。
小さな会社のDXは、まったく別のやり方をします。今回は、システムの入れ替えも専任チームも要らない、今月から始められる第一歩をお伝えします。
そもそもDXは「デジタル化」ではない
最初に、言葉の整理をさせてください。ここを混同したまま始めると、あとで必ず迷います。
紙の書類をPDFにする、FAXをメールに変える。これはデジタル化です。悪いことではありませんが、やっていることは同じで、道具が変わっただけです。DXはその先にあります。デジタルを前提にしたときに、そもそもその仕事は必要なのか、やり方ごと変えられないか、を問い直すことです。
たとえば、手書きの日報をExcelに打ち直すのはデジタル化です。一方、日報をやめて、必要な情報が自動で集まる形に変えるのがDXです。前者は入力の手間が残りますが、後者は仕事そのものが消えます。
この違いが分かると、最初にやるべきことも変わってきます。「何をデジタルにするか」ではなく、「どの仕事をやめられるか」から考える。これが小さな会社のDXの入り口です。
第一歩は「面倒な仕事」を1週間書き出すこと
では具体的に何をするか。ツールを探しに行くのではなく、まず現状を見ます。といっても大げさな業務分析は要りません。
やることは1つです。1週間、社内で「これ面倒だな」と感じた仕事をメモに書き出してもらってください。フォーマットも分類も要りません。「毎朝、3つのサイトを開いて受注を確認するのが面倒」「請求書を作るのに毎回同じ数字を転記している」「同じ問い合わせに毎回同じ返事を書いている」。この粒度で構いません。
1週間で、たいてい20個から30個は出てきます。そして、この一覧を眺めると必ず気づくことがあります。同じ作業が、何度も出てくるのです。それが、あなたの会社で最初に手をつけるべき仕事です。
なぜ書き出しから始めるのか。多くの会社が、ここを飛ばしてツール選びから入るからです。良さそうなツールを契約して、使い道を後から探す。この順番だと、たいてい月額だけが残ります。困りごとが先で、道具は後です。順番が逆になった瞬間に、DXは費用に変わります。
「毎日発生する・単純・ミスが許されない」から手をつける
書き出した一覧のうち、どれから着手するか。判断の基準は3つです。
毎日または毎週、必ず発生するか。 年に数回の仕事を自動化しても、かけた手間は回収できません。頻度が高いほど、効果は積み上がります。1日15分の作業でも、年に換算すれば60時間を超えます。
手順が決まっていて、判断が要らないか。 「この場合はこう、あの場合はこう」と人が考えている仕事は、最初の対象には向きません。誰がやっても同じ手順になる仕事から始めます。転記、コピー、決まった形式での作成。このあたりが該当します。
ミスが起きると困るか。 数字の転記や日程の管理など、人がやると必ず一定確率で間違えるものは、優先度が上がります。効率化だけでなく、事故が減る効果があるからです。
この3つが重なる仕事は、たいてい社内に1つや2つあります。まずそこだけを変えてください。全部を一度に変えようとしないこと。これが最大のコツです。実際にどこから手をつけるかの見立ては、AI業務自動化の考え方としても同じで、小さく確実に効くところから順番に潰していきます。
最初の1つは「1か月で効果が見える」大きさにする
対象が決まったら、次は範囲の決め方です。ここで欲張ると止まります。
目安として、最初の1つは1か月以内に効果が分かる大きさにしてください。「半年かけて全社の仕組みを作り直す」は、小さな会社では続きません。理由は単純で、途中で通常業務の繁忙期が来るからです。専任が置けない以上、長い計画は必ず中断します。
逆に、1か月で「先月まで毎日30分かかっていたことが5分で終わるようになった」という結果が出ると、社内の空気が変わります。DXは経営者だけがやる気になっても進みません。実際に手を動かす人が「これは楽になる」と体感して初めて、次の1つが進むようになります。
だからこそ、最初の1つは効果の大きさより、確実さで選んでください。地味でも構いません。「毎朝の受注確認が自動で一覧になる」程度で十分です。小さな成功を1つ作ることが、2つ目以降の速度を決めます。
ホームページも、DXの対象になる
もう1つ、見落とされやすい領域があります。ホームページです。
DXというと社内の業務に目が向きますが、外からの入り口も同じです。問い合わせの電話を受けて、内容を聞いて、メモを取って、担当に回す。この一連が毎日発生しているなら、それは前の章の3条件をすべて満たしています。フォームから届いた内容が、そのまま担当者に振り分けられて記録が残る形にすれば、電話対応そのものが減ります。
「今のホームページがその役割を果たしているか」は、一度確認する価値があります。会社案内として作ったまま何年も放置されているなら、そこは働いていません。Web制作を業務の一部として見直すと、集客の話とは別の効果が出てきます。窓口が仕事をしてくれる分だけ、社内の手が空くからです。
まとめ
中小企業のDXは、大企業の縮小版ではありません。やることは3つだけです。
1週間、面倒な仕事を書き出す。毎日発生して、判断が要らなくて、ミスが困るものを1つ選ぶ。1か月で効果が見える大きさに区切って、実際に変える。
これを1周すると、次に何をすべきかは自然と見えてきます。逆に、この1周を飛ばして計画から入ると、たいてい計画のまま終わります。DXは、正しい戦略を立てられた会社が勝つのではなく、小さく始めて止まらなかった会社が進みます。
書き出してみたけれど、どれから手をつけるべきか迷う。そんな段階でも構いません。無料で相談するから、その一覧を見せていただければ、優先順位を一緒に考えます。売り込みはしませんので、気軽にどうぞ。